2med Documentazione
Impostazioni prenotazione, comunicazione e notifiche
Queste impostazioni permettono di attivare e disattivare la pubblicazione su Internet della pagina di prenotazione online del medico e di settare altre funzioni inerenti le notifiche della prenotazione, la cancellazione online degli appuntamenti da parte dei pazienti ed il promemoria degli appuntamenti
Impostazione stato prenotazione online
La funzione di prenotazione online ha 2 possibili stati:
- attiva
- non attiva
L'attivazione della homepage del medico e della funzione di prenotazione online sono indipendenti.
Un medico può utilizzare la homepage di 2med come pagina informativa senza attivare la funzione di prenotazione online, o al contrario può linkare alla pagina di prenotazione online di 2med dal sito proprietario senza attivare la homepage (in questo caso 2med viene utilizzato come booking engine).
Prenotazione online non attiva
Se la prenotazione online non è attiva:
- nella homepage del medico (indirizzo web: cognome.2med.it) il bottone Prenota appuntamento sarà disattivato e comparirà una dicitura 'La prenotazione online non attiva'.
- la pagina di prenotazione del medico (indirizzo web: cognome.2med.it/prenotazione) conterrà solo nome, cognome, e specialità del medico e la dicitura "La prenotazione online è al momento disattivata".
Attenzione !
L'indirizzo web della pagina di prenotazione non è www.cognome.2med.it/prenotazione.
Es: l'indirizzo web è elephant.2med.it/prenotazione e non www.elephant.2med.it/prenotazione.
Prenotazione online attiva
Se la prenotazione online è attiva, all'indirizzo indirizzo web cognome.2med.it/prenotazione verrà visualizzata la pagina dalla quale i pazienti possono prenotare gli appuntamenti con il medico.
Dalla pagina di prenotazione online il paziente può effettuare la prenotazione scegliendo la prestazione medica, la data e l'orario tra le disponibilità web pubblicate, oltre che l'ambulatorio (se il medico ha 2 ambulatori attivi e prenotabili online).
Se non sono state inserite prestazioni mediche oppure non sono state attivate per la prenotazione online, i pazienti potranno prenotare solo l'appuntamento di default, la cui durata è settabile per ciascun ambulatorio alla pagina Profilo medico.
Scopri di più: Impostazioni agendaSe sono state inserite prestazioni mediche allora prenotando online il paziente può scegliere la tipologia di prestazione desiderata.
Scopri di più: Impostazioni prestazioni mediche
Ricalcolo automatico disponibilità web
Se le prestazioni mediche sono attivate per la prenotazione online, quando il paziente sceglie una prestazione dal menu della pagina di prenotazione online, le disponibilità web saranno ricalcolate automaticamente in base alla prestazione scelta, e vengono mostrate solo le disponibilità che si adattano alla durata della prestazione.
Ad esempio sulla pagina di prenotazione online di un medico, per la data di mercoledì 15 luglio, per la prenotazone della prestazione "Visita di controllo", della durata di 15 minuti, vengono mostrate le seguenti disponibilità web:
- 14.30
- 14.45
- 15.00
- 15.15
- 15.30
Invece se dal menu prestazioni personalizzate viene selezionata la prestazione "Ecografia", della durata di 30 minuti, allora vengono mostrate le seguenti disponibilità web:
- 14.30
- 15.00
Se nel frattempo un altro paziente prenota per le ore 14.30 una visita di controllo della durata di 15 minuti, occupando quindi il medico fino alle 14.45, allora selezionando la prestazione "Ecografia" dal meun della pagina di prenotazione online, vengono mostrate le seguenti disponibilità web ricalcolate automaticamente in base alla nuova situazione delle prenotazioni ricevute:
- 14.45
- 15.15
Notifica prenotazioni online e cancellazioni
Se questa opzione è attiva allora il medico riceve una email di notifica (all'indirizzo email utilizzato come username) per gli appuntamenti inseriti dai pazienti dalla pagina di prenotazione online.
Inoltre se la funzione di cancellazione online è attiva il medico riceve anche una email di notifica per le cancellazioni di appuntamenti eseguite dai pazienti mediante la funzione di cancellazione online.
Conferma appuntamenti inseriti dall'agenda
Se questa opzione è attiva il paziente riceve un'email di conferma per gli appuntamenti inseriti nell'agenda dal medico, al momento dell'inserimento, in modo simile alla prenotazione online per la quale il paziente riceve sempre una email di conferma.
Se è anche attiva l'opzione per la cancellazione online degli appuntamenti, allora nell'email viene incluso il link mediante il quale il paziente può disdire l'appuntamento entro i termini stabiliti.
Per gli appuntamenti inseriti dall'agenda, la notifica può essere inviata solo se viene indicato un indirizzo email nel form di inserimento appuntamenti oppure se il paziente ha già un indirizzo email memorizzato nel database pazienti.
Promemoria delle prenotazioni online
Se questa opzione è attiva è attiva il paziente riceve un'email il giorno precedente all'appuntamento (solo se la prenotazione è stata effettuata almeno 2 giorni prima dell'appuntamento).
L'email di promemoria viene inviata sia per gli appuntmenti inseriti nell'agenda dal medico che per gli per gli appuntamenti inseriti dai pazienti dalla pagina di prenotazione online.
Cancellazione online degli appuntamenti
Se la funzione di cancellazione online degli appuntamenti è attiva, nell'email di conferma appuntamenti viene incluso un link cliccando il quale il paziente può cancellare l'appuntamento.
L'email di conferma dell'appuntamento viene sempre inviata al paziente per le prenotazioni eseguite dalla pagina di prenotazione online, mentre per gli appuntamenti inseriti dal medico dall'agenda vengono inviate solo se è attiva l'opzione Conferma appuntamenti inseriti dall'agenda.
Il paziente può utilizzare il link entro il termine settato con l'impostazione Limite per la cancellazione mediante il link (vd. prossimo punto).
Il medico visualizza gli appuntamenti cancellati dai pazienti in due modi:
- nell'agenda appare una notifica nel menu Appuntamenti cancellati quando ci sono nuove cancellazioni
- se l'opzione Notifica prenotazioni e cancellazioni online è attiva il medico riceve anche una email di notifica per le cancellazioni di appuntamenti eseguite dai pazienti online.
Termine per la cancellazione online degli appuntamenti
Questa impostazione stabilisce con quale anticipo minimo deve essere effettuata la cancellazione online di un appuntamento.
Il termine può avere questi valori:
- 12 h (ore)
- 24 h (ore)
- 2 gg (giorni)
- 3 gg (giorni)
Se un appuntamento viene inserito oltre il termine per la cancellazione, allora nell'email di notifica non verrà inserito il link per la cancellazione online.
Se viene cliccato un link per la cancellazione online oltre il termine allora il paziente visualizzerà un avviso di errore e non sarà possibile cancellare l'appuntamento.
Nella pagina di errore verranno comunque visualizzate, se inserite (vd. punto successivo), le indicazioni appuntamento. In questo campo possono essere indicate delle modalità alternative per la cancellazione di un appuntamento oltre il termine, ad esempio un numero di telefono.
Visualizza le indicazioni per l'appuntamento
Il testo inserito in questo campo verrà mostrato al paziente:
- durante la prenotazione online ed al termine della stessa nella pagina visualizzata quando il paziente clicca il link nell'email di verifica;
- nella email di conferma che il paziente riceve sempre per gli appuntamenti prenotati online e anche per gli appuntamenti inseriti dall'agenda se attiva l'opzione Conferma appuntamenti inseriti dall'agenda.
Queste indicazioni possono essere utilizzate, ad esempio, per indicare modalità di cancellazione degli appuntamenti alternative nel caso in cui il termine per la cancellazione online sia scaduto, ad esempio un numero di telefono.
Per salvare questa impostazione occorre cliccare il bottone Salva impostazioni prenotazione.
Massimo numero di appuntamenti prenotabili online dai pazienti
Il numero inserito in questo campo indica il numero massimo di appuntamenti che può prenotare un paziente. Viene conteggiato il numero di appuntamenti futuri.
Se un paziente effettua una prenotazione online quando ha un numero di appuntamenti già prenotati che eccede il massimo numero, viene visualizzato un avviso e la prenotazione non va a buon fine.
Questa impostazione si salva cliccando il bottone Salva impostazioni prenotazione.